كثير من الأشخاص دايما ما يشكون من صعوبة زيادة معدلات الإنتاجية اليومية لديه وخصوصا إذا كان مكلفا بأكثر من وظيفة فى الوقت ذاته، مجلة "فوربس الأمريكية أفردت فى تقرير لها 6 وسائل يمكن من خلالها زيادة معدلات الإنتاجية لديك بسهولة.
أولا: ابدأ بالمهام الصعبة والتى لا تفضلها
إن البدء بتلك المهم يساهم فى عدم إهدار الوقت طلما أنتهيت منها دون تعليقها فإنها ستزيل حمل التفكير بها، ويمكنك بعدها التفرغ لباقى مهامك.
ثانيا: انهِ المهام العاجلة
غالبا ما تكون المهام العاجلة ذات قدر أقل من الأهمية وذات تأثير ضئل، وإعطاء هذه الأولوية لتلك الأمور، وهنا يمكنك أن تفعل أحد الحلين الأول تفويض تلك الأعمال لشخص أخر أو إلغاء تلك المهام، لإن إستمرار العمل بالمهام العاجلة البسيطة ربما تمنحك الإحساس بعدم القيام بأى مهام ذات أهمية كبرى.
ثالثا: تجنب تعدد المهام
إن تعدد المهام يقلل الإنتاج بصورة كبيرة ولذلك ينصح بتحديد مهامك بدقة فبحسب ما أكدت جامعة ستانفورد فأن تعدد المهام يقلل من الإنتاجية، ولهذا أكد الباحثون أن الاشخاص الذين يتلقون معلومات الإلكترونية من عدة طرق لا يمكن أن يكونوا متنبهين أو يتذكروا المعلومات أو ينتقلوا من مهمة إلى أخرى.
رابعا: "قل لا"
إن كلمة لا تعطى إنطباع بالجدية أكثر من إستخدام كلمة أعتقد أو ربما ولهذا فإن إستخدام لا يظهر احترامك لالتزاماتك الحالية ويتيح لك فرصة تحقيقها بنجاح وكفاءة، ولهذا فإن تعلم استخدام كلمة يحسن من الحالة المزاجية والإنتاجية.
خامسا: لا تؤجل تنفيذ المهام تحت أى ظروف
أتباع الحكمة المعروفة لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد يعزز من زيادة معدلات الإنتاجية لديك، لأن العودة للأعمال المؤجلة يعد هدر كبير للطاقة والوقت، ولهذا فإن فى حال ورود أى رسالة فى بريدك الإلكترونى عليك أن تجيب عليه ولا تؤجلة.
سادسا: رتب رسائلك الإلكترونية
يجب عليك التحقق من بريدك الإلكترونى وفق جدول زمنى، ولهذا يجب عليك ترتيب أولوياتك فى الرد من زميلك لمديرك فى العمل لأحد أفراد أسرتك كلا حسب التاثير على معدلات إنتاجيتك، كما يمكنك إعداد الرد التلقائى الذى يتيح للمرسلين معرفة متى سوف تتحقق من بريدك الإلكترونى مرة أخرى.